Vous trouverez ici le règlement intérieur du club du 10.06.2022, également téléchargeable ici
Le règlement intérieur, établi par le conseil d’administration, conformément aux statuts, a pour but de faciliter le fonctionnement de l’association dans sa vie courante et ses activités.
Chaque adhérent est réputé en avoir pris connaissance, l’accepter et le respecter sans réserve ni restriction.
Il est remis à chaque nouvel adhérent , est affiché au local du club et disponible sur le site internet.
Lors de l’assemblée générale ordinaire, il est reconduit ou mis à jour.
Le conseil d’administration peut également le modifier à tout moment, les modifications étant alors adressées à chaque adhérent.
1 . Adhésion à l’association
1.1 – Modalités d’adhésion
Toute personne désirant adhérer à l’association doit remplir un bulletin d’adhésion, formulaire mis en ligne sur le site internet du club, ou remis lors de la visite au forum des associations ou au local du club, celui-ci proposant deux séances « découverte » avant l’inscription.
Concernant l’inscription de mineurs, compte-tenu du fait qu’ils pourraient être exposés à certaines images choquantes pour leur âge, il est prévu, sur le formulaire d’adhésion, de recueillir l’accord et la signature du (des) représentant(s) légal (légaux), ainsi que leurs coordonnées afin de pouvoir les contacter en cas d’accident ou d’urgence.
Par sa signature, le postulant reconnait avoir pris connaissance et accepté les termes des statuts de l’association ainsi que de son règlement intérieur.
Pour être valide, la demande d’adhésion doit être accompagnée du paiement intégral de la cotisation.
Ce paiement peut être effectué par chèque mais un virement est préférable ( un RIB de l’association sera fourni ).
Le versement de l’adhésion est définitivement acquis à l’association. Son remboursement ne peut être exigé pour quelque cause que ce soit.
L’adhérent est invité à renouveler son adhésion fin juin par courriel, permettant ainsi une meilleure lisibilité concernant le nombre d’adhérents pour la saison suivante.
En effet, par mesure de sécurité en fonction de la capacité d’accueil des locaux utilisés, le nombre maximum d’adhérents pourra être limité, le seuil étant fixé par le bureau ( A titre indicatif, il est actuellement de 50 ).
Au-delà de cette limite, toute demande d’adhésion pourra être refusée.
Le conseil d’administration statuera alors sur toute demande d’adhésion
– les anciens membres seront prioritaires
Cependant, le renouvellement d’une adhésion pourra être soumis à examen, en tenant compte de l’implication de l’adhérent. Cette implication sera basée sur sa participation effective aux activités proposées ( soirées, concours, animations, sorties … ) à la gestion de l’association ( organisation, permanence, aide technique … ).
– une liste d’attente, par ordre prioritaire, pour les nouveaux membres sera constituée
1.2 – Montant et conditions de l’adhésion
L’adhésion à l’association est valable du 1er septembre au 31 août de l’année suivante.
Le club est affilié à la Fédération Photographique de France (FPF ), au sein de l’Union Régionale Nord-Est Ile-de-France (U.R. 17) et à ce titre, le conseil d’administration a souhaité que tous ses membres soient fédérés.
Le montant de la cotisation comprend donc la carte fédérale et la partie revenant directement au club.
L’abonnement à la revue fédérale ( France Photographie ) est par contre facultatif, souscrit à la demande, en sus du montant de l’adhésion.
Le montant de la cotisation est fixé chaque année par l’assemblée générale.
Il sera de 80 euros pour la saison 2022-2023.
1.3 – Informations de l’association
Les échanges et informations sont faits par mail individuel, par le biais d’un groupe Google, d’un bulletin mensuel (PicaNews), d’un FaceBook privé et du site Internet de l’association (pica-93.fr) hébergé chez o2switch.
En particulier, les consultations diverses sur la vie du club et les convocations aux assemblées générales pourront s’effectuer par mail. Les membres disposeront alors d’un bulletin de réponse à cocher et à signer puis à renvoyer au Président , ceci valant accusé de réception.
Les correspondances papier seront expédiées par courrier simple, uniquement sur demande de l’adhérent.
Pour recevoir régulièrement les informations, l’adhérent doit disposer d’une adresse courriel valide.
En cas de changement d’adresse postale ou de courriel, l’adhérent doit en informer rapidement le Bureau.
Un fichier comportant les coordonnées des membres de l’association est constitué et maintenu à jour par le Bureau, à des fins de gestion administrative et de constitution d’un annuaire.
Cet annuaire est destiné à l’usage exclusif des membres du Conseil d’Administration et des adhérents et a pour objectif de faciliter les échanges entre membres de l’association.
Les informations qu’il contient ne peuvent être diffusées à des personnes extérieures à l’association et ne doivent en aucun cas être utilisées à des fins de propagande commerciale.
Conformément à la délibération 2010-229 du 10 juin 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, toute personne inscrite dans le fichier dispose d’un droit d’opposition, d’accès et de rectification des données de ce fichier, ainsi que les informations destinées à être diffusées dans l’annuaire. Ce droit peut être exercé auprès du Secrétaire de l’association.
1.4 – Utilisation de l’image de l’adhérent
L’adhérent ayant la possibilité de participer à des manifestations organisées au nom de/ou par l’association, il accepte la diffusion de photos le représentant au cours desdites activités pour les besoins d’information et de promotion de l’association.
Ces images peuvent être utilisées sur tout support de communication, mais ne peuvent en aucun cas être exploitées à des fins commerciales ou marchandes au bénéfice de l’association.
Les images utilisées ne peuvent en aucun cas porter préjudice à l’intégrité ou la dignité de l’adhérent.
La propriété intellectuelle de la photo reste acquise à son auteur.
1.5 – Protection de l’identité de l’association
L’utilisation de la signature de l’association sur toute réalisation d’œuvre photographique, audiovisuelle ou multimédias doit obtenir l’accord préalable du Conseil d’Administration.
La participation à des manifestations culturelles locales, nationales ou internationales sous le nom de l’association doit obtenir l’accord préalable du Conseil d’Administration.
2 . Utilisation des locaux
2.1 – Local du club
Le local du club appartient à la Ville d’Aulnay-sous-Bois, se situant au 84, avenue Vercingétorix.
Il s’agit d’un local associatif, partagé avec d’autres associations de la ville, l’occupation hebdomadaire de la salle étant fixée pour chacune avec la municipalité.
A ce jour, nous disposons des créneaux suivants :
– le mardi après-midi ( réunion informelle )
– le vendredi soir ( séance hebdomadaire )
– les week-ends ( utilisation possible pour réunions de formation et studio ).
En plus de la grande « salle commune », nous disposons de deux petites pièces fermées à clé :
– l’une étant un petit labo numérique
– l’autre renfermant notamment un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, le matériel de studio, un moyen de sauvegarde et la sonde de calibration.
Tout adhérent de l’association peut utiliser les locaux, matériel et équipements de l’association pour des travaux personnels conformes à l’objet de l’association , selon les modalités décrites ci-dessous.
La réservation de salle ou d’équipement faite dans le cadre d’un projet collectif est prioritaire.
L’équipement mis à disposition ne doit pas sortir des locaux, sauf autorisation d’emprunt.
En dehors des horaires d’activités communes, l’accès aux locaux est subordonné au respect des règles de réservation de salle et d’emprunt des clés et à certains engagements :
– ranger les matériels et accessoires utilisés à leur place avant de quitter le local
– emporter tous ses déchets dans des sacs appropriés
– éteindre toutes les lumières
– fermer systématiquement les fenêtres , les portes des salles à clé en quittant les lieux, y compris la porte d’accès aux sanitaires
– signaler toute anomalie ou dysfonctionnement
L’utilisation à titre personnel des installations et/ou équipements de l’association se fait sous la responsabilité financière de l’adhérent.
2.2 – Réservation de salle
L’adhérent souhaitant utiliser une installation doit au préalable en faire la demande auprès du chargé des réservations .
Une réservation de salle ne peut en aucun cas excéder une journée entière.
L’adhérent emprunte les clés des locaux auprès du chargé de gestion des clés.
Il ne peut en aucun cas conserver les clés, notamment pour une prochaine réservation. L’emprunteur peut transmettre les clés directement à l’adhérent ayant réservé les locaux immédiatement après lui, sur accord du chargé de gestion des clés. Il consultera à cet effet le tableau de réservation en ligne.
Toute perte de jeux de clés fera l’objet d’un remplacement à la charge de l’adhérent.
2.3 – Conformité des activités
Les installations et équipements sont mis à la disposition des adhérents conformément à l’esprit non lucratif de l’association et dont les actions ont un caractère bénévole.
En conséquence, aucune activité rétribuée et/ou à caractère commercial n’est autorisée dans l’enceinte de l’association et/ou à l’aide des équipements de l’association.
2.4 – Présence d’invités
La présence exceptionnelle dans les locaux de l’association de personnes extérieures à l’association invitées par un adhérent est tolérée (modèle, maquilleuse, etc.).
L’adhérent assume la responsabilité de la ou des personnes qu’il a invitées, y compris financièrement en cas de dégradation ; il veillera au bon respect par celles-ci des statuts, du règlement intérieur, des équipements et des locaux.
2.5 – Entretien et hygiène des locaux
L’adhérent ayant réservé une installation de l’association est responsable de son maintien en état de propreté. Il est tenu d’assurer le nettoyage de tous les lieux utilisés avant de les quitter.
Conformément à la Loi anti-tabac, il est interdit de fumer dans les locaux de l’association.
2.6 – Nourriture et boissons
La consommation d’aliments ou de boissons à l’intérieur des locaux est une simple tolérance, à la condition expresse que les adhérents laissent les locaux en parfait état de propreté et emportent leurs déchets en dehors des locaux et de l’enceinte des bâtiments associatifs.
3 . Utilisation du matériel et des équipements
3.1 – Laboratoire numérique
Le « labo numérique » comprend un ordinateur équipé de Photoshop CS5 et Lightroom5 ainsi que de deux imprimantes A2 EPSON 3880, chacune réservée à des impressions spécifiques en »Brillant » ou »Mat ».
Le mode d’emploi de cette imprimante, avec capture d’écrans, est disponible dans le labo.
Chaque membre du club, à jour de ses cotisations, après avoir reçu l’information pour la prise en main du matériel, peut utiliser le labo numérique.
Le matériel est mis à disposition sous la responsabilité entière du membre du club qui l’utilise.
L’adhérent doit manipuler le matériel informatique avec précaution et attention.
En ce qui concerne les ordinateurs, il faudra veiller à les démarrer et les éteindre selon la procédure normale, sans débranchement intempestif des connexions d’alimentation ou de périphériques.
L’adhérent ne peut modifier la configuration de l’ordinateur ni charger des applications.
Il doit supprimer tous ses fichiers de l’ordinateur après utilisation.
Tout problème ou dysfonctionnement devra être signalé au Bureau qui prendra la décision nécessaire.
Une participation financière est demandée, afin de rembourser au club l’encre utilisée,
soit au 10.06.2022 pour les formats suivants :
– A5 0,50 € – A4 1,00 €
– A3 2,00 € – A2 4,00 €
Chaque utilisateur apporte son papier.
Il existe cependant deux types de papier achetés par le club, que les membres peuvent acheter à la feuille.
Une fiche est mise à disposition pour chaque adhérent afin d’y noter le nombre d’impressions et de feuilles de papier utilisées, qu’il devra rembourser périodiquement auprès du trésorier.
3.2 – Studio de prises de vue
Le studio possède un équipement complet composé de 1 flash 1000 watts, 3 flashs 500 watts Bowens, ainsi que des fonds papier, parapluies, réflecteurs, gélatines etc.
Chaque membre du club, à jour de ses cotisations, peut participer au groupe « studio » à condition :
– d’avoir reçu l’information pour la prise en oeuvre du matériel de studio, son fonctionnement et son rangement
– de ne pas avoir fait l’objet d’une mesure d’exclusion de la part du bureau
– de réaliser ses photos en accord avec la finalité de l’association, c’est à dire exclusivement dans le cadre d’une activité de loisirs non professionnelle et en participant aux autres activités du club, en montrant le résultat de ses travaux lors des séances.
Le planning mensuel des réservations, est administré par Patrick LEBEL et ouvert pour le mois suivant, conjointement avec la sortie du bulletin mensuel du PICA, afin que chacun soit sur un pied d’égalité pour réserver.
Les réservations se font directement par les membres du PICA à travers le Web par un Doodle.
il est possible de réserver deux séances au maximum par mois, parmi les plages suivantes :
– samedi : matin ; après-midi ; soir
– dimanche : matin ; après-midi
La séance s’entend pour une demi-journée : le matin de 9 heures à 14 heures, l’après-midi de 14 heures à 19 heures, le soir de 19 heures à 23 heures.
Il est également possible de réserver le studio pour la journée (une journée valant deux réservations.).
Il est impératif d’arrêter la séance à l’avance de façon à avoir le temps de ranger le matériel correctement sans précipitation. Il est rappelé que le matériel de studio est fragile, coûte cher, nécessite d’être manipulé avec le plus grand soin.
L’adhérent doit manipuler le matériel avec précaution (flashes, lumière continue), notamment :
– ne pas toucher les ampoules à main nue ;
– câbles : ne pas tirer dessus (débrancher en tenant fermement la prise) et les enrouler sans les tordre ;
– éteindre les projecteurs (flashes, lumière continue) par leur interrupteur après usage et après avoir réduit auparavant la puissance d’éclairs au minimum ;
– fonds papier : marcher dessus avec précaution, si possible en chaussettes.
Aucun matériel, ni accessoire ou vêtement personnel ne pourra être entreposé dans les locaux mis à disposition de l’association. Chaque photographe pourra apporter le matériel dont il a besoin pour sa séance à condition de repartir avec une fois la séance terminée.
Toute casse, panne ou dysfonctionnement devra être signalé au bureau qui prendra la décision nécessaire.
Toute détérioration (en dehors de l’usure normale : fusibles, lampe pilote, tube éclair, dans le cadre d’utilisation conforme ) fera l’objet d’une réparation ou d’un remplacement à l’identique à la charge de l’adhérent.
Le bureau se réserve le droit d’interdire l’accès au studio à un adhérent en cas d’utilisation :
– mettant en péril la sécurité, le matériel, les locaux mis à disposition par la municipalité
– ne respectant des bonnes mœurs.
– ne respectant pas le règlement et notamment dans le cadre d’une activité professionnelle ou commerciale, ou d’une réservation pour une personne extérieure au club.
3.3 – Matériel en prêt
– sonde de calibration
– valise portable d’éclairage studio ( 3 flashes + pieds + support de fond + batterie )
– et tout autre matériel sur autorisation du CA
L’emprunt de ce matériel doit être notifié sur un tableau accroché dans notre local.
4 . Activités
4.1 – Activités mensuelles
– la séance hebdomadaire se déroule tous les vendredis à partir de 20 h 45
– le mardi après-midi de façon informelle
Le programme mensuel d’activités est consultable sur le PicaNews et le site Internet de l’association, le planning alternant des soirées libres, des soirées thèmes, des petits concours internes appelés » choix d’auteurs », des discussions, des débats techniques, des présentations d’invités.
4.2 – Manifestations
– Nous participations chaque année au Forum des Associations au mois de Septembre
– Tout en gardant une parfaite indépendance par rapport à la ville, nous souhaitons collaborer à des évènements qu’elle propose, dans la limite de nos possibilités et sans obligation de résultats. Ainsi nous avons notamment participé à la Fête de l’arbre, au Téléthon, aux Journées du Patrimoine, aux Journées de l’Europe ….
– Nous exposons également dans la ville : à l’Espace Gainville, à la Maison des Projets et du Patrimoine, à la Maison de l’Environnement, sur les grilles des différents parcs … et sommes à la recherche de tout autre lieu possible
– Nous participons également à une série d’expositions collectives de clubs adhérant à l’UR 17, avec des photos imprimées sur bâches , exposées de façon itinérante dans les villes intéressées par leur accrochage.
4.3 – Concours
Depuis quelques années nous organisons, dans le local du club, le challenge PICA, un concours interne au club mais jugé par des photographes extérieurs afin d’avoir un regard différent sur notre travail et pour affiner nos sélections en vue des concours.
Nous participons à des concours fédéraux :
– traditionnellement le premier concours de la saison est un régional interclub : le Challenge de l’Amitié
– le club participe ensuite activement, avec des sélections collectives, à des compétitions nationales de la fédération, et il se classe régulièrement en National 1 et en Coupe de France dans les diverses catégories.
La sélection des photos pour ces différents concours sont effectuées lors des séances précédant la période d’inscription.
A titre personnel, les membres du club sont invités à participer aux concours à inscription directe individuelle de la fédé, mais aussi à d’autres concours, salons internationaux ….
Le club incite les adhérents à se rendre aux jugements des concours afin d’avoir une vue globale de la photographie amateur.
4.4 – Sorties
Des sorties peuvent être organisées sur la base du volontariat.
Elles peuvent entraîner le paiement des frais (transport, repas, hébergement) à titre individuel.
Ces sorties photo organisées par le club se font sous l’entière responsabilité des membres participants.
Le club photo et/ou les membres du bureau ne peuvent être tenus pour responsable des incidents et accidents survenus lors de ces sorties.
Toutefois le club photo souscrit une assurance chaque année ( dont le détail peut être fournie aux adhérents sur simple demande )
N.B. : le matériel photographique personnel de chaque adhérent n’est pas couvert par cette assurance.
4.5 – Réalisations personnelles et site internet
La mise à disposition des moyens du club favorise la réalisation d’œuvres personnelles.
Le but de l’association est aussi le partage de ces réalisations, les discussions qu’elles peuvent susciter et l’amélioration de la pratique de chacun.
Les photos présentées lors des soirées sont chargées sur l’ordinateur du club et font l’objet d’une double sauvegarde. Il est souhaitable de les déposer en haute résolution afin qu’elles puissent être utilisées pour des concours ou des expositions qui nécessiteraient un tirage en grand format. Leur utilisation à cet effet ne peut s’effectuer qu’avec l’autorisation expresse de l’auteur.
Il est totalement interdit de télécharger une photo d’un autre membre et tout contrevenant pourrait alors se voir exclu du club.
Les photos des séances sont par ailleurs copiées sur la « galerie privée » du site internet du club, à la taille maximale de 1300 x 920 pixels. Dans la galerie publique, des photos de même taille reprennent des fichiers de concours publics, ou des photos ayant été choisies par leurs auteurs en vue de créer leur galerie personnelle.
Des articles du blog, publics, mettent en valeur les meilleures photos de nos soirées en 700 px maxi.
En acceptant leur publication dans ces résolutions, le club ne pourra pas être poursuivi en cas de piratage.
Chaque adhérent se voit attribuer un mot de passe pour se connecter à la galerie privée.
Tout auteur peut refuser la mise en ligne de ses photos sur le site, de façon globale ( aucune photo ), ciblée ( seulement sur les pages privées, à une plus petite résolution …. ) ou ponctuelle ( une photo particulière ).
Il peut également demander à supprimer une ancienne photo déjà sur le site.
Il suffit d’en faire la demande au responsable du site qui s’engage à respecter la demande des auteurs.
Les auteurs seront personnellement responsables de leurs images, notamment en ce qui concerne le droit à l’image des personnes photographiées.
En cas de dissolution du club, les fichiers des photos stockées seraient détruits et le site internet fermé.
5 . Participation à la gestion du club
La liste des membres du conseil d’administration et de leurs fonctions est disponible sur le PicaNews et le site internet.
Les réunions du CA sont ouvertes à tous les membres, qui peuvent assister aux débats mais ne prennent pas part aux votes. Les dates et horaires et ordre du jour sont rappelés sur le calendrier à l’ensemble des membres afin de pouvoir y participer si ils le désirent.
Le club dispose par ailleurs de « référents » pour les diverses activités qu’il propose.
Les membres doivent s’adresser directement aux référents pour les activités existantes.
Tout volontaire est le bienvenu pour développer une nouvelle activité et devenir référent.
6 . Comptes bancaires et assurances
– Le club dispose d’un livret d’épargne et d’un compte bancaire , le RIB étant disponible sur demande
– Une assurance est souscrite auprès de la MAIF, avec un contrat d’assurance Multirisque « Raqvam Associations et Collectivités ». Une fiche du contrat, avec le contenu maximum des garanties est également disponible.
7 . Sanctions
Le non-respect du règlement intérieur peut entraîner des sanctions telles que :
– la restriction temporaire ou définitive à l’accès aux locaux.
– la restriction temporaire ou définitive à l’usage du matériel.
– l’exclusion, sans restitution de l’adhésion, celle-ci restant acquise à l’association.
Ces sanctions sont prononcées par le Conseil d’Administration